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技术支持: 方森科技大审计工作中，对发现影响项目成本问题的思考
建工集团总公司从开展大审计工作以来半年有余，在诸多方面为企业管理决策，体现效益至尊理念上，发挥着重要作用。我作为此项工作的参与者之一，在审计工作过程中发现的几个容易被忽视，但直接影响成本，甚至造成直接亏损的问题。下面我就应加强和重视的几个管理环节中的问题提出并分析，仅供项目管理者参考。
一、 施工合同的履约管理。
施工合同在甲乙双方签订后，即成为约定双方诚信守约的基础。对施工单位来讲，就是按照甲乙双方确定的施工组织设计开展施工生产活动，适时按工程进度的阶段性进行报检、报验，履行合同约定的各项义务，并高度重视履约责任，特别要注重工期、质量、保修等约定，切实把履约放在施工管理全过程。但我们也要根据不同施工合同收款的约定，及时报送验工月、季报等形象进度付款申请。但在审计过程中，发现有的建设单位，因资金紧张或其他原因故意（特别是地产项目）处处刁难、拖延时间支付工程进度款，直接导致原材料、半成品无法有序进场，施工机械使用效率低，周转材料无法正常周转，劳务工生产效率低，给施工管理协调增加了难度。忍着，坚持干吗？无形中增加了成本。停工吧，又怕影响甲乙双方合作关系，很难取舍。
建议：针对合同约定的时限和程序，及时履行手续，极力协商达成共识签订补充协议。否则，坚决按违约停工处理，并追索违约损失。
二、 施工过程中的增减变更管理。
因建筑产品的投资大、建设周期长的特点，在施工过程中，由于诸多原因，设计单位、建设单位对施工图提出修改，增减变更施工任务是正常的。但在审计过程中发现，有相当多的增减变更施工任务，有的只有设计单位通知，有的是建设单位口头通知，有的是监理例会纪要，有的有价无量，有的有量无价，还有的增减变更则是示意图和具体做法，无正式的有效签章，仅为一张纸写明的几万元甚至几十万元的说明及预算，纯为单方意见等等。在工程项目竣工决算时，有的单位如实客观决算，有的单位则百般耍赖：那个不存在或那是你们应该做的，补办相关手续无果，导致决算无依据，资金长期被占用，直接增加了成本。
建议：1、针对施工图设计方、建设方增减变更工程量，形成管理模式，使正常的设计变更、工程量增减、材质规格调整等等，及时用有效书面通知、确认函或正式的会议纪要确定。做到施工有依据，预决算有根据。比如图示、材质、品牌等有效确认函。一定要及时索取有效的增减变更通知。根据通知要求，对于工程量增减较大的要编制适当的施工方案，报送建设单位、监理单位审签后组织施工。
2、对于因设计方或建设方在施工过程中提出的增减变更，影响正常的施工进度或较大的施工方案调整的，要根据不同的情况，及时针对待工、停工时间的长短，办理工期签证和相应的机械台班、周转材料停滞费用。对于既没有正式的书面通知，又没有具体的会议纪要，一定要慎重对待。
三、施工过程中，甲方分包、甲供材料、配合甲方二次装饰的管理。
在履行施工合同过程中，甲方提出对分部分项工程进行分包，对主要材料如钢材、水泥等进行直接供应的。甲方为使建筑物能够全面投入使用，进行二次装饰配合是正常的，但要按照甲、乙双方的合同约定履行，适时的签订补充协议，应该抓好以下几个环节的工作：
1、建设方要求指定原甲乙双方《施工合同》中分项工程的分包。分包单位应当具有相应的施工资质，符合《建筑法》规定的要求，是可以进场施工的。但最好要与建设单位、分包单位共同签订《施工补充协议》，约定各方权利、义务，避免事后承担不必要的责任和损失。同时，要收取必要的配合管理费，如：工序配合管理、过程监督检查管理、提供必要的用水用电等综合配合管理费。
2、建设方在工程建设过程中或工程开工前，提供工程建设所需的主要材料。在不违反《建筑法》相关条文规定，按照施工企业要求的检验、试验规定，进场的批量、时间以及支付一定的采管费，是可以的。但要防止因材料进场时间和材料质量，影响施工进度，造成待工、停工损失。所以，要约定保留因此造成损失的追索权利，否则，严重影响项目成本。
3、建设方在工程建设竣工验收后，因工程装饰的要求配合装饰单位施工，提供相应的外架、施工电梯等工作。在审计过程中发现，因甲乙双方未签订补充协议，有的仅有会议纪要，有的仅为口头约定，决算时很难达成共识，移交第三方审计也无依据，往往造成不必要的时间损失和被拖欠的麻烦。建议在因甲方需求配合二次装饰时，首先签订相关补充协议；其次，注意在配合时提供服务的内容。工作一旦完成，及时移交给相关单位，防止和杜绝安全隐患造成的损失。做到配合工作有依据、验收资料，移交有清单、签章，决算有充分的依据。
四、工程竣工验收交付使用和资料的移交管理。
在集团总公司大审计中发现，一些工程项目早已竣工验收交付使用，可正式的竣工验收证明书签字、盖章还不全，竣工验收资料交不出去，造成许多甲乙双方的误解和许多工作被延误的理由。例如，某项目因甲方的增减变更较多，导致工程项目交工延期，但没有办理相关手续。由于施工合同有工期奖罚约定，不愿意接收罚款，决算无法确定，资金长期被占用。种种原因要求我们加强工程竣工验收和资料的管理。
1、工程竣工验收前，要做好竣工验收前的策划。切实整理好会议纪要、补充协议书、增减变更通知、竣工图、隐蔽验收等资料。要注重以上这些资料的有效性尤为重要，使它们能够有编号，内容详实，签字、盖章齐全，保管移交有效。
2、工程竣工验收后，不论项目大小，施工单位只能按合同约定交给一个单位（业主），而不能按有些地产公司的要求一户一户的移交。因为我们没有那个责任和义务，特殊情况要求以户为单位移交的，应要求业主和相关单位先确认整体竣工验收，再商定移交的时间和具体操作办法。否则，不能随便答应。工程竣工验收一旦完成，要及时完成《单位工程质量竣工验收记录》中的内容，特别是要完善设计单位、建设单位、监理单位的签字、盖章手续。
3、工程竣工验收后，所有的工程资料，应分类汇编、分类保管。移交时，应关注合同的约定，征求财务及领导的意见后，方能移交出去。特别要注意地产企业，一旦资料移交出去，它就可以办理房屋产权证书。要防止和杜绝因建设方的原因造成移交困难，因为施工单位只能负责工程建设的部分档案资料，而不是工程项目从立项到投入使用的所有资料。
五、工程竣工决算，催收工程尾款的管理。
在公司干部离任审计和集团大审计中发现，相当一部分财务报表中反映的潜亏、潜赢的数据，大多来源于已竣工未决算工程或在建项目。一般的已竣工未决算项目在一年左右，长的达三四年，有的甚至更长，严重导致企业资金被占用，甚至无法收回的风险。它与工程尾款催收又形成一股症结，未决算没有催收的充分依据。那么，怎样对竣工项目进行决算催收呢？
1、工程竣工验收后，相关单位负责人要及时召集项目经理、主工长和预决算责任人会议，严格按照甲、乙双方签订的《施工合同》、《补充协议》等文件，对该工程项目的决算进行策划。针对该项目施工周期内政策性调整、材料价格市场变化、中间过程停水停电、自然不可抗拒力影响费用、设计变更、工程量增减变更造成施工方案调整增加的直接费用以及由此增加的停工、待工损失、机械、周转材料租金等等，要进行认真分析、策划。要做到决算工作策划周密、决算依据充分、数据准确、资料详实、汇编报送及时有效、专人负责。高度重视决算工作的时间效率，为催收工程款打下扎实的基础。
2、催收工程尾款，要严格按照《施工合同》和相关《补充协议》内容，与建设方进行互相沟通协调，必要时要形成《备忘录》、《还款计划书》。掌握好清欠工作的时效性，高度关注建设方的资产流向和还款能力，要针对不同的建设单位、拖欠工程款时间的长短、拖欠工程款数额的大小和不同的拖欠原因，适时作出清欠工程尾款的决策，尽可能避免资金被长期占用，导致成本增大，甚至造成呆坏账。
总之，影响项目成本的原因、环节较多，我们只有重视项目成本管理，注重项目环节控制，坚持诚信守约，以满足业主对产品的期望，配合实施并加强管理，高度重视过程管控能力的提高、竣工验收、决算和工程款催收工作的策划，项目成本管理就一定会取得实效。 谢海建